Zaman içinde farklılaşan ve gelişen şirket ihtiyaçlarına paralel olarak; ERP, CRM ve iş zekası yazılımlarının sundukları fonksiyonel özellikler ve teknolojiler de gelişmektedir. Sektördeki bu gelişim ve çeşitliliğin artması, şirketlerin seçim sürecini zorlaştırmakta; stratejik hedeflerle uyumlu seçim kriterlerinin belirlenmesi ve belirlenen bu kriterler doğrultusunda etkin değerlendirme yapılması, projelerin başarısında kilit rol oynamaktadır.
Yazılım seçimi projelerinin sadece bir Bilgi Teknolojileri projesi değil; risk değerlendirmesinin, fayda-maliyet analizlerinin yapıldığı, performans hedeflerinin belirlendiği geniş kapsamlı ve çok partili projeler olarak ele alınması gerekirken, firmalar tarafından tek boyutlu olarak algılanması, maalesef başlangıç aşamasında projelerin başarısızlığa doğru yola çıkışı anlamına gelebilmektedir. Projeleri belirtilen bütünsel anlayışla tanımlamayan şirketlerin, günlük operasyonel rutin içinde bir süre sonra ayırdıkları kaynağı ve verdikleri önemi giderek azaltarak, projeyi başarısızlığa sürükledikleri sıklıkla görülmektedir.
Projenin sahibinin belirlenmesi ve kapsamının netleştirilmesini takiben, yapılması gereken ilk iş şirkete özgü fonksiyonel ve teknolojik ihtiyaçların belirlenmesi için detaylı analizlerin yapılması; mevcut durum ve hedef yapı beklentilerinin objektif, sürdürülebilir bir bakış açısıyla değerlendirilmesi, ihtiyaçlara en uygun çözümün seçimidir. Bu aşamada da, yazılım seçimi aşamasının öncesinde, ihtiyaç analizine hak ettiği zamanı ayırmayan şirketlerin, ne istediğini bilmeden, şirketin detay ihtiyaçlarından habersiz, sadece ürünlerin sunabildikleri avantajları kıyaslar duruma düşmesi olasıdır. Ancak yapılması gereken, ihtiyacı net olarak tariflemek ve ihtiyacı tam karşılayan ürünü önceliklendirmektir. Zira ihtiyacı karşılayamayan ürün de, ihtiyaçtan fazla özellik içeren ürün de firma için optimum çözüm olmaktan uzaktır. Bu aşamada karşılaşılan bir başka sorun ise, firmaların mevcut durumları ve hedefte yapmak istediklerini tanımlarken, net bir ayrım ortaya koyamamaları nedeniyle yaşanan kaostur. Mevcut durumu fonksiyonel olarak hali hazırdaki işleyişi yansıttığı için detaylı tanımlamak değerlidir. Ancak hedef yapıda ön gördüğümüz değişiklikleri ve bu değişikliklerin gerekliliklerini belirlemek de doğru ürünü seçmek adına oldukça kritiktir.
Detaylı analizler neticesinde ihtiyaçların belirlenmesinin ardından; ürün seçim aşamasına geçilmektedir. Bu aşamada ideal yol, aday ürünlerin belirlenen fonksiyonel ve teknolojik ihtiyaçları karşılama oranı, şirketin büyüme planları doğrultusunda yıllar bazında hesaplanan toplam sahip olma maliyeti, sektörel başarı hikayeleri, uzmanlaşmış iş ortaklarının sayısı/maliyetleri, lisans sağlayıcı firmanın gelecek dönem stratejileri ve potansiyeli gibi kriterlerin yazılımın seçiminde öncelikli olarak dikkate alınmasıdır. Ancak maalesef şirketlerin bu aşamada, fiyat odaklı, detaylı analiz yapılmadan vaatler doğrultusunda hareket eden, hızlı karar vermeyi başarı kriteri olarak tanımlayıp doğru karar verme şansından mahrum kalan bir yapıda hareket ettiklerini gözlemlenebilmektedir. Bu durumda, kısa vadede kazanım gibi gözüken konuların, orta ve uzun vadede projenin yaşamına maddi ve manevi menfi etkilerini engellemek maalesef mümkün olamamaktadır. Yazılım seçimi yapan şirketlerin yazılım uygulama projelerinde gereken önemi vermedikleri gözlemlenen bir başka kritik adım da yazılımı uygulayacak danışman firmanın seçimidir. Yazılım projelerinde iş ortağı seçiminin ayrı bir faz olarak ele alınması, belirlenen kriterlere en uygun firmalar arasından seçim yapabilme imkanı sağlamaktadır. İş ortağı seçiminde en az implementasyon maliyetleri kadar, projeye atanacak danışman kadrosunun kıdem ve yetkinlikleri, eşdeğer danışmanların sayısı, implementasyon metodolojileri, başarı hikayeleri ve projenin kapsamına bağlı olarak finansal durumu da mutlaka değerlendirilmelidir. Her yazılım onu uygulayan danışmanın bilgisi kadar fonksiyoneldir. Aynı yazılımın, bir şirkette etkinliği artırırken diğer şirkette kaos yaratabilmesi de bu durum ile açıklanabilir. Dolayısıyla, yazılım seçimine gösterilen özen ve hatta yazılımların fonksiyonel özelliklerinin birbirlerinden ayırt edilmesi giderek güçleşirken belki de bu özenden daha fazlası, danışman seçiminde gösterilmelidir.
Yukarıda belirtilenlere ek olarak; proje hedeflerini gerçekleştirmeye odaklı, değişim yönetimi uygulamalarını kapsayan bir implementasyon yönetiminin de kritik olduğu unutulmamalıdır. Çoklu partinin katılım gösterdiği her konuda olduğu gibi bu alanda da deneme yanılma yöntemiyle hareket etmek doğru bir yaklaşım değildir. Tecrübeli ve bu süreci daha önce deneyimlemiş bir ekip ile olabilecek tüm riskleri öngörmek, projenin içerik yönetiminin yanı sıra şirket içindeki değişimlerin gerektireceği iletişim yönetimi faaliyetlerini baştan planlayabilmek, çoğu şirkette artık özellikle önem verilen başarılı kriterleri haline gelmektedir. Son olarak, sadece bu aşama için geçerli olmamakla birlikte, gerek seçim gerekse de implementasyon sürecinin yönetimi için, proje yönetimi konusunda uzmanlaşmış, tüm proje kaynaklarından bağımsız ve başarı odaklı bir ekibin varlığı projenin başarısına doğrudan etki etmektedir.
Quattro’nun ERP Seçimi ve Uygulama Yönetimi Yaklaşımı
- Mevcut ve gelecek dönem stratejilerin anlaşılması
- Mevcut operasyonel, organizasyonel ve teknolojik altyapının analizi ve gelişim fırsatlarının belirlenmesi
- Hedef yapıya uygun fonksiyonel BT gerekliliklerinin belirlenmesi ve teknik şartnamenin hazırlanması
- Teknik şartname doğrultusunda önce ürün seçimi, ardından ise ürünü implemente edecek uygulama danışmanı firmanın seçilmesi
- Uygulama projesinin yönetimi
Neden Quattro?
- Strateji, süreç, organizasyon ve teknoloji perspektifinden bütünsel yaklaşım
- Süreç yeniden yapılandırma uzmanlığı
- Farklı sektörler ve firmaların süreç ve teknoloji uygulama deneyimlerinin başarılı ve başarısız yönleri ile ilgili bilgi birikimi
- BT proje yönetimi deneyimi
